Kommunikation – Erfolgsfaktor im Projektmanagement

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Immer und überall ist man mit Projekten konfrontiert. Diese können größer oder kleiner sein. Im Nachgang betrachtet sind Projekte erfolgreich oder nicht erfolgreich verlaufen. Nur was genau lässt ein Projekt zum Erfolg werden? Welche Faktoren haben Einfluss auf einen erfolgreichen Projektverlauf? Mit welcher Methode hat man mehr Erfolg? Oder ist die Methode egal und mit der Kommunikation reicht eine einzige Fähigkeit aus um ein Projekt erfolgreich gestalten zu können?

In diesem Artikel gebe ich Antworten hierauf. Auf die Detailebene verzichte dabei ganz bewusst. Angeregt zu diesem Thema etwas zu schreiben hat mich die Blogparade des Projektmagazin die sich um diese Fragestellung dreht:

Was glauben Sie, was ein Projektleiter in erster Linie braucht, um komplexe Projekte im Griff zu behalten? Mit unserer Blogparade wollen wir der Frage auf den Grund gehen, was wichtiger ist: Die Projektmanagement-Methode oder die Persönlichkeit des Projektleiters.

Mit einem gut gefüllten Werkzeugkoffer lassen sich Projekte einfacher leiten. Deswegen sind viele Projektleiter ständig auf der Suche nach neuen Methoden und Ansätzen. Die Anhänger der verschiedenen Projektmanagement-Ansätze und -Systeme streiten, was bessere Ergebnisse liefert.

Doch entscheidet wirklich die Methode über Projekterfolg oder -scheitern? Und falls ja, welcher der vielen Ansätze und welche Methoden sind die Besten? Oder benötigt ein guter Projektleiter in erster Linie starke Management-Kompetenzen und Soft Skills, z.B. ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und eine natürliche Autorität – und die Methode ist egal?

 

Einflussfaktoren bei Projekten

Als Projektleiter begegnet man zahlreichen Dingen, die Einfluss auf ein Projekt haben. Vier dieser Dinge halte ich so wichtig, dass ich sie hier kurz erläutern möchte:

  • definiertes Projektziel
  • relevante Stakeholder und deren Auftreten
  • Steuerung des Projektes – Projektmanagement
  • Collaboration

definiertes Projektziel

Ohne Projektziel kein Projekterfolg. Klingt eigentlich ziemlich einleuchtend ist aber häufig eben doch nicht so einfach. Vor allem wenn das Ziel viel zu ausführlich beschrieben ist. Oder noch schlimmer, es ist gar kein wirkliches Ziel definiert.

Optimalerweise sollte das Projektziel in einem Satz formuliert sein. Kurz, aber dennoch greifbar. Mindestens genau so wichtig wie die Defonition des Ziel ist es, dass jeder das Ziel kennt. Nur kann man die Frage nach dem Warum auch beantworten.

relevante Stakeholder und deren Auftreten

Gerade bei größeren Projekten gibt es sehr viele interessierte Personen. Und je mehr Personen involviert sind und aufgrund ihrer Position im Unternehmen oder der Gesellschaft Anforderungen stellen, desto größer wird die Komplexität. Das geht nicht selten soweit, dass im Hintergrund „politische Spielereien“ beginnen. Das Ziel ist es dann eigene Anforderungen durchzusetzen, Projekte zu blockieren oder sogar gänzlich zu verhindern. Geklärt werden können solche Dinge durch den Projektleiter dann unter anderem durch die Eskalation. Die ist hier dann sehr positiv und wirkt wie ein reinigendes Gewitter.

Hierbei ist es erforderlich die unterschiedlichen Interessen der einzelnen Personen und Gruppen bestmöglichst unter einen Hut zu bringen. Dies bezieht sich nicht nur auf die individuellen Anforderungen. Sondern vielmehr darauf, wie die einzelnen Personen in das Projekt integriert werden können. Im idealen Fall von Beginn an.  

Steuerung des Projektmanagement

Die Steuerung von Projekten erfolgt klassischerweise innerhalb des „magischen Dreieck“ mit den 3 relevanten Punkten

  • Zeit
  • Kosten
  • Qualität

Dreieck, triangle

Zwischen diesen drei Punkten gilt es immer wieder zu entscheiden. Will man schneller fertig sein geht das zu Lasten der Qualität. Möchte man Kosten sparen hat dies Auswirkung auf Zeit und Qualität. Ist mehr Qualität das Ziel, entstehen Kosten und es wird mehr Zeit benötigt. Ein schöner Rahmen indem genügend Konfliktpotenzial vorhanden ist. Dabei ist der Projektleiter derjenige der die Vorgabe des Auftraggebers hat und diese dem Team weitergibt. Dem Projektteam wiederum fehlt häufig das Verständnis für verschiedene Entscheidungen. Zum Beispiel wenn weniger Qualität geliefert werden soll, damit man schneller fertig ist. 

Damit der Projektleiter hier steuern kann bedient er sich unterschiedlicher Hilfsmittel. Häufig Excel Tabellen, in denen die einzelnen Anforderungen als Tasks definiert sind, die zeitlichen Aufwände vermerkt sind, die Auswirkungen wenn etwas später als geplant fertig wird, und und und. So entsteht bei einem größeren Projekt gerne mal ein Monstrum von Exceldatei, das nicht selten selbst der Projektmanager am Ende nicht mehr versteht. Und die ganze Dokumentation bringt nichts, wenn die relevanten Informationen den Beteiligten Personen nicht transparent sind und nicht darüber gesprochen wird. Das ist dann auch die Überleitung zum letzten Punkt der relevanten Einflussfaktoren.

Collaboration

Die Zusammenarbeit innerhalb des Projektteams als Erfolgsfaktor. Nur gemeinsam kann ein großes Ziel erreicht werden. Doch das erfolgreiche Zusammenarbeiten funktioniert nicht von alleine. Häufig arbeiten Beteiligte Personen gegeneinander und stellen ihre eigenen Ziele in den Vordergrund. Erschwerend kommt häufig hinzu, dass die Mitarbeiter an verschiedenen Orten sitzen oder unterschiedliche Muttersprachen sprechen. Um die Zusammenarbeit zu steuern organisiert der Projektleiter häufig Regeltermine, in denen der Fortschritt und die nächsten Schritte besprochen werden. In einem Protokoll hält er alles fest und kann den Mitarbeiter an seine dokumentierten Zusagen erinnern. Doch ist das der beste Weg der Zusammenarbeit? Oder gibt es Alternativen die man als Projektleiter nutzen kann? Ich danke ja. Zum Beispiel in dem von Beginn an Überzeugungsarbeit geleistet wird. Dadurch kann ein Projektteam auf das gemeinsame Ziel eingeschworen werden. Auch wird Vertrauen geschaffen. Das man an unterschiedlichen Orten arbeitet kann auch motivierend sein und die Zusammenarbeit über verschiedene Standorte hinweg optimieren.

Neben den genannten Einflussfaktoren gibt es auch immer wieder die Frage welche Projektmethode die Beste ist. 

Projektmethode: Agil oder klassisch?

 

Erhält der Projektleiter ein neues Projekt sind es immer wieder ähnliche Fragen, die er sich stellt:

  • Wie organisiere ich das Projekt?
  • Plane ich lieber vor Beginn jedes noch so kleines Detail, schätze die Aufwände und errechne einen Zieltermin?
  • Oder gehe ich das Projekt eher agil an und plane erstmal nur die ersten erforderlichen Schritte und baue auf deren Ergebnissen auf?
  • Mische ich beide Formen?
  • Welche Vorgehensweise passt besser zum Projektteam?
  • Welche Vorgehensweise passt besser zum Auftraggeber und zum Unternehmen?

Aus meiner persönlichen Sicht ist es egal. Ja, es ist egal welche Methode gewählt wird. Es kommt genau genommen auf zwei Dinge an:

  • Kommunikation
  • Transparenz

Da Transparenz keine Fähigkeit ist über die man verfügt oder die man sich aneignet ist die Kommunikation die Fähigkeit, die ein Projektleiter beherrschen muss. Durch Kommunikation kann der Leiter des Projektes aber die für die erforderliche Transparenz sorgen.

Kommunikation

Die Art und Weise wie innerhalb des Projektes gesprochen wird ist am Ende entscheidend für den Projekterfolg. Das beginnt schon vor dem eigentlichen Projektbeginn. Der Projektleiter und der Auftraggeber sprechen über die genauen Ziele. Anschließend ist die Aufgabe des Projektleiters das Projektteam abzuholen und zu informieren. Auch hier wird erneut kommuniziert. Durch gute Kommunikation entsteht ein gemeinsames Verständnis für die Anforderung und das Projektziel. Bereits hier, bevor das Projekt tatsächlich gestartet ist, schafft der Projektleiter mittels guter Kommunikation die Ausgangslage für einen späteren Projekterfolg. Durch die Kommunikation mit allen Beteiligten entsteht zudem ein hohes Maß an Transparenz.

Mit Start des Projektes geht es dann nahtlos weiter. Nur mit permanenter Kommunikation wird die Transparenz aufrechterhalten. Insbesondere dann wenn es nicht so läuft wie geplant zählt die Kommunikation. Werden Schwierigkeiten hinter dem Berg gehalten in der Hoffnung den Rückstand wieder einzuholen vergrößert sich das Problem. Hier gilt es offen und ehrlich zu kommunizieren. Was passieren kann wenn man nicht kommuniziert und keine Transparenz gegenüber allen Beteiligten schafft wird am Flughafenprojekt „BER“ deutlich.  Dies zeigt der Tagesspiegel eine seinem Artikel zum Flughafenbau neben verschiedenen anderen Fehlern. Die Aufgabe und Verantwortung des Projektleiters ist es permanent für Transparenz zu sorgen. Hierzu kommuniziert er. Und dazu stehen ihm heute zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung.

Möglichkeiten der Kommunikation

Kommunikation bedeutet nicht nur miteinander zu sprechen. Im Gegenteil. Die Möglichkeiten der Kommunikation sind vielfältig und unterscheiden sich je nach Zielgruppe und Größe des Projektes.  So reicht es mitunter aus einfach eine E-Mail an die Projektbeteiligten zu schicken. Im optimalen Fall aber nicht mit einem Statusbericht im Anhang. Das ist am Ende nichts anderes als eine Hürde für den Empfänger. Die wesentlichen Fakten sind kurz und knapp zu benennen und nicht zu verschleiern. Darüber hinaus können regelmäßige Meetings organisiert werden um den Austausch im Projekt sicherzustellen. Diese können heutzutage auf die unterschiedlichsten Art & Weisen durchgeführt werden. Vom Meeting vor Ort, über die Telefonkonferenz bis zur Videokonferenz ist alles möglich. Ganz gleich ob „Daily StandUp“ oder wöchentlicher JourFix. Kurzfristige Abstimmungen können zudem über einen Chat gelöst werden.

Bei größeren und strategischen Projekten ist es sinnvoll das Firmenintranet als Kommunikationsplattform zu nutzen. Das hilft dann auch die Aufmerksamkeit aufrecht zu erhalten. Was für die Projektmitarbeiter auch motivierend ist. Schließlich macht es mehr Spaß an einem strategisch wichtigen Projekt zu arbeiten, was eine auf Bedeutung im Unternehmen hat.

Ist das Projekt einmal in Schieflage empfehle ich direkt und ohne Umwege den Hörer in die Hand zu nehmen und die Person zu kontaktieren, deren Unterstützung erforderlich ist. Auch und gerade wenn diese Person im oberen Management ist.

Kommunikation nicht nur einseitig

Kommunikation erfolgt aber nicht nur in eine Richtung. Immer gibt es auch die andere Seite. Und diese hat ebenfalls eine Verantwortung im Projekt. Der Auftraggeber kann nicht nur den Auftrag geben und ist anschließend wochenlang nicht erreichbar. Genauso gilt es auch für den Projektmitarbeiter zu kommunizieren und aktiv im Projekt mitzuarbeiten. Der Projektleiter kann hier moderieren. Entscheidend ist aber die Bereitschaft werden Beteiligten. Spätestens hier wird dann auch deutlich, dass es immer auch die Unternehmenskultur ist, die über den Erfolg von Projekten mit entscheidet. Jedes Unternehmen hat seine Kultur und seine Werte. Das sind nicht immer die auf der Homepage formulierten, aber das schweift dann doch vom Thema ab. Vielleicht ja aber ein interessanter Ansatz für einen anderen Artikel. Der Einfluss der Unternehmenskultur auf den Erfolg von Projekten.

Fazit

Nur wenn alle Seiten im Projekt miteinander kommunizieren und alle notwendigen Informationen haben kann ein Projekt erfolgreich sein. Ob es dann agil oder klassisch durchgeführt wird ist egal. Meistens ist es ohnehin eine Mischform der beiden Methoden, da jeder Projektleiter sich seinem großen Werkzeugkoffer bedient. Aber der nützt nicht, wenn der Projektleiter nicht kommunizieren kann

 

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